BIP : Artykuł archiwalny

Ilekroć mowa w Regulaminie o:
1) Urzędzie i pracodawcy - rozumie się przez to Urząd Miejski w Niemodlinie,
2) Kierowniku Urzędu i Burmistrzu - rozumie się przez to Burmistrza Niemodlina,
3) Wydziale - rozumie się przez to również wymienioną w Regulaminie Urzędu komórkę organizacyjną, dla której ustaloną inną nazwę,
4) Naczelniku wydziału - należy przez to rozumieć również kierownika komórki organizacyjnej dla której ustalono inną nazwę, a także pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach pracy,
5) Statucie - rozumie się przez to Statut Gminy Niemodlin,
6) Radzie - należy przez to rozumieć Radę Miejską w Niemodlinie,
7) Zarządzie - należy przez to rozumieć Zarząd Miejski Niemodlin,
8) Komisji - bez bliższego określenia należy przez to rozumieć komisję stałą Rady Miejskiej w Niemodlinie,
9) Jednostce organizacyjnej gminy - należy przez to rozumieć jednostki organizacyjne wymienione w załączniku Nr 5 Statutu,
10) Gminie - należy przez to rozumieć miasto i gminę Niemodlin,
11) Zastępcy Burmistrza - rozumie się przez to Zastępcę Burmistrza Niemodlina,
12) Sekretarzu - rozumie się przez to Sekretarza Gminy Niemodlin,
13) Skarbniku – rozumie się przez to Skarbnika Gminy Niemodlin.

II. POSTANOWIENIA OGÓLNE.

1. Urząd jest aparatem pomocniczym Zarządu, przy pomocy którego wykonuje on swoje zadania wynikające z funkcji organu wykonawczego i zarządzającego Rady.
2. Zadania Zarządu wykonywane są poprzez:
1) rozstrzygnięcia Zarządu wydawane w formie uchwał, postanowień i decyzji,
2) osobiste rozstrzygnięcia Przewodniczącego Zarządu / Burmistrza/,
3) rozstrzygnięcia Zastępcy Burmistrza, Sekretarza, Skarbnika i naczelników wydziałów a także innych pracowników Urzędu w ramach udzielonych im upoważnień.
3. Pracą Urzędu kieruje Burmistrz przy pomocy Zastępcy Burmistrza oraz Sekretarza.
4. Burmistrz reprezentuje Gminę na zewnątrz.
5. W razie nieobecności Burmistrza funkcje wymienione w ust. 3 i 4 spełnia Zastępca Burmistrza.
6. Funkcjonowanie Urzędu opiera się na zasadzie jednoosobowego kierownictwa, służbowego podporządkowania i podziale czynności oraz indywidualnej odpowiedzialności za właściwe wykonywanie powierzonych zadań.
7. Naczelnicy wydziałów mogą być upoważnieni do załatwiania spraw w imieniu Burmistrza , w tym również do wydawania decyzji administracyjnych. Upoważnienia te określane są w ich zakresach czynności.
8. Burmistrz może także upoważnić innych pracowników Urzędu do załatwiania spraw w jego imieniu , w tym również do wydawania decyzji administracyjnych.
9. Upoważnienia , o których mowa w ust.7 i 8 nie dotyczą spraw zastrzeżonych do osobistego rozstrzygnięcia Burmistrza, jego Zastępcy oraz Sekretarza określonych w niniejszym Regulaminie.
10. Rejestr wydawanych upoważnień i pełnomocnictw do podpisywania decyzji
w imieniu Burmistrza prowadzony jest przez Wydział Organizacyjny .
11. Urząd realizuje zadania :
1) własne wynikające z ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym ( Dz. U . z 1996 r. Nr 13, poz. 74 z późn. zm. ) oraz ustawy z dnia 17 maja 1990 r. o podziale zadań i kompetencji określonych w ustawach szczególnych pomiędzy organy gminy a organy administracji rządowej oraz o zmianie niektórych ustaw ( Dz. Nr 34,poz.198 z późn. zm.),
2) z zakresu administracji rządowej , których wykonywanie zlecono Gminie na mocy obowiązujących ustaw,
3) z zakresu administracji rządowej powierzonych Gminie na podstawie porozumień zawartych z Wojewodą Opolskim,
4) z zakresu administracji publicznej na podstawie porozumień zawartych
z innymi organami samorządu terytorialnego.

III. PODZIAŁ ZADAŃ I KOMPETENCJI POMIĘDZY KIEROWNICTWO URZĘDU.

1. Burmistrz - stanowisko z wyboru - wykonuje zadania wynikające z ustawy
o samorządzie gminnym oraz innych przepisów prawa.
2. Kompetencje i zadania Burmistrza :
1) jest kierownikiem Urzędu w rozumieniu kodeksu pracy,
2) jest przewodniczącym Zarządu oraz organizuje jego pracę,
3) kieruje bieżącymi sprawami Gminy,
4) reprezentuje Gminę na zewnątrz i prowadzi negocjacje w sprawach dotyczących Gminy,
5) wydaje decyzje administracyjne w sprawach indywidualnych i w sprawach
z zakresu administracji publicznej,
6) udziela pełnomocnictwa w sprawach należących do jego wyłącznej kompetencji. O udzieleniu pełnomocnictwa powiadamia Zarząd na najbliższym posiedzeniu ,
7) podejmuje czynności należące do kompetencji Zarządu w sprawach nie cierpiących zwłoki związanych z bezpośrednim zagrożeniem interesu publicznego. Czynności te wymagają zatwierdzenia na najbliższym posiedzeniu Zarządu,
8) jest terenowym szefem obrony cywilnej,
9) jest kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego,
10) jest administratorem danych osobowych ,
11) sprawuje bezpośredni nadzór nad stanowiskami pracy i wydziałami
w Urzędzie oraz kierownikami jednostek organizacyjnych gminy określonymi w zał. Nr l i 2 do regulaminu,
12) podejmuje rozstrzygnięcia w innych sprawach zastrzeżonych na mocy prawa do jego wyłącznej kompetencji.
3. Do wyłącznej kompetencji i podpisu Burmistrza należy także :
1) wydawanie przepisów prawnych kierownictwa wewnętrznego ( zarządzenia, regulaminy, instrukcje, wytyczne) i innych przewidzianych prawem ,
2) przyjmowanie, awansowanie, urlopowanie, nagradzanie, karanie
i zwalnianie pracowników Urzędu oraz realizacja ogólnych zasad polityki kadrowej,
3) wykonywanie zwierzchnictwa służbowego w stosunku do kierowników jednostek organizacyjnych gminy,
4) wykonywanie zadań z zakresu obronności kraju i zapewnienia ładu
i porządku publicznego,
5) zapewnienie wykonywania zadań wynikających z aktów prawnych, skutecznej kontroli ich realizacji oraz przestrzegania przepisów prawa,
6) podpisywanie pism i materiałów urzędowych , jeżeli ich adresatami są:
a) Przewodniczący Sejmiku i Marszałek Województwa,
b) przewodniczący rady powiatu i starosta,
c) Wojewoda, Wice wojewoda i dyrektorzy wydziałów Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego,
d) Rada Miejska i jej Komisje,
e) organizacje polityczne i społeczne
7) sprawozdania :
a) z działalności Urzędu oraz realizacji programów gospodarczych i budżetu gminy,
b) z realizacji zarządzeń , uchwał i decyzji organów administracji rządowej,
c) z realizacji uchwał Rady, uchwał i wniosków zebrań wiejskich (spotkań środowiskowych) i organów pomocniczych gminy,
d) z wykonania zarządzeń i zaleceń pokontrolnych,
e) z zakresu działania GUS oraz inne, jeżeli obowiązek ich sporządzania wynika z przepisów prawa,
8) odpowiedzi na :
a) wnioski i zapytania radnych,
b) skargi i wnioski obywateli,
9) umowy i porozumienia dotyczące inwestycji wspólnych lub towarzyszących zawieranych w celu zaspokajania istotnych potrzeb mieszkańców,
10) inne pisma, decyzje i dokumenty , gdy wynika to z przepisów prawa lub zastrzeżeń Burmistrza.

1. Zastępca Burmistrza - stanowisko z wyboru.
2. Do zadań i kompetencji Zastępcy Burmistrza należy:
1) wykonywanie zadań powierzonych przez Burmistrza,
2) sprawowanie funkcji Burmistrza w razie nieobecności Burmistrza lub niemożności pełnienia przez niego obowiązków,
3) sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad działalnością wydziałów
i stanowisk pracy Urzędu oraz jednostkami organizacyjnymi gminy określonymi w zał. nr 1 i 2 do regulaminu.
4) współdziałanie z Radą Miejską oraz Komisjami Rady w zakresie swojego działania.

1. Sekretarz Gminy - stanowisko z powołania.
2. Do zadań i kompetencji sekretarza należy w szczególności:
1) wykonywanie w imieniu Burmistrza funkcji kierownika administracyjnego Urzędu a w szczególności:
- opracowywanie projektów : statutu gminy, jednostek pomocniczych(sołectw), regulaminu organizacyjnego Urzędu oraz nadzór nad ich realizacją.
- opracowywanie zakresów czynności dla naczelników wydziałów,
- sprawowanie nadzoru nad organizacją pracy w Urzędzie,
- rozstrzyganie sporów kompetencyjnych między wydziałami i stanowiskami pracy,
- dbanie o podnoszenie kwalifikacji przez pracowników,
2) współpraca z Przewodniczącym Rady i Przewodniczącymi Komisji
w zakresie zapewnienia właściwej obsługi kancelaryjno-technicznej Rady
i jej organów ,
3) załatwianie spraw Gminy powierzonych mu przez Burmistrza w zakresie ustalonym przez Zarząd.
4) nadzór nad pracą Wydziału Organizacyjnego i Wydziału Spraw Obywatelskich i Komunikacji.
5) Pełnienie funkcji Pełnomocnika Burmistrza do spraw wyborów.

1. Skarbnik Gminy - stanowisko z powołania.
2. Do zadań i kompetencji Skarbnika należy w szczególności:
1) coroczne opracowywanie projektów budżetu Gminy,
2) przekazywanie naczelnikom wydziałów, pracownikom zatrudnionym na samodzielnych stanowiskach pracy oraz kierownikom jednostek organizacyjnych gminy wytycznych oraz danych niezbędnych do opracowania określonych części projektu budżetu Gminy,
3) opracowywanie instrukcji obiegu dokumentów finansowych
i zakładowego planu kont,
4) zapewnienie prawidłowej gospodarki mieniem gminnym i ogólny nadzór nad jego ochroną,
5) informowanie Rady Miejskiej o odmowie złożenia kontrasygnaty,
6) udzielanie instruktażu i pomocy w sprawie tworzenia budżetów sołectw
w ramach budżetu Gminy i nadzór ogólny nad ich realizacją,
7) czuwanie nad prawidłowym przebiegiem wykonywania budżetu Gminy oraz nad zachowaniem dyscypliny finansów publicznych,
8) sporządzanie bilansów i okresowych informacji o przebiegu wykonania budżetu,
9) przedstawianie propozycji zmian w budżecie w zakresie ustalonym ustawą o finansach publicznych,
10) współpraca z Regionalną Izbą Obrachunkową oraz izbami i urzędami skarbowymi,
11) czuwanie nad prawidłową realizacją ustaw o dochodach jednostek samorządu terytorialnego, ordynacji podatkowej, o podatkach i opłatach lokalnych, o podatku rolnym, opłacie skarbowej i innych ustaw dotyczących finansów publicznych,
12) wykonywanie zadań i obowiązków wynikających z rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie praw i obowiązków głównych księgowych budżetów, jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych ( Dz. U. z 1991 r. Nr 40 , poz. 174 z późn. zm.),
13) nadzór nad pracą Wydziału Finansowego.

1. Zastępca Skarbnika – stanowisko pracy obsadzane na podstawie mianowania lub umowy o pracę.
2. Do zadań i kompetencji Zastępcy Skarbnika należy, w szczególności:
1) pełnienie funkcji Skarbnika w razie nieobecności w pracy Skarbnika lub niemożności pełnienia przez niego obowiązków,
2) planowanie i realizacja wydatków osobowych, z zakresu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych,
3) załatwianie spraw związanych z opodatkowywaniem wynagrodzeń,
4) nadzór nad realizacją wydatków osobowych przez jednostki organizacyjne gminy.
5) Prowadzenie rachunkowości budżetowej w zakresie wydatków.
6) Księgowanie obrotów Urzędu jako jednostki budżetowej i sporządzanie w tym zakresie sprawozdań finansowych.

Szczegółowe zadania Zastępcy Burmistrza, Sekretarza , Skarbnika i Zastępcy Skarbnika określa Burmistrz w ich zakresach czynności.

IV. ORGANIZACJA WEWNĘTRZNA URZĘDU I TRYB DZIAŁANIA KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH.

1. W Urzędzie tworzone są wydziały oraz samodzielne stanowiska pracy.
2. Wydziały tworzy się, jeżeli charakter spraw i nasilenie wykonywania czynności uzasadnia zatrudnienie w nim co najmniej 2 pracowników.
3. Samodzielne stanowiska pracy tworzy się w przypadkach, w których pracownikom powierzono samodzielne wykonywanie wyodrębnionych zadań ze względu na zakres ich czynności i specyfikę, co wymaga bezpośredniego ich podporządkowania kierownictwu Urzędu. Stanowiska te tworzy się także
w razie, gdy ze względu na wymienione wyżej przyczyny przewidują to przepisy prawa.
4. W Urzędzie funkcjonują następujące komórki organizacyjne:
1) Wydział Organizacyjny,
2) Wydział Finansowy,
3) Wydział Rozwoju Gospodarczego i Gospodarki Przestrzennej,
4) Wydział Rolnictwa i Ochrony Środowiska,
5) Wydział Spraw Obywatelskich ,
6) Urząd Stanu Cywilnego,
7) Straż Miejska,
8) Stanowisko pracy – Radca Prawny,
9) Stanowisko pracy do spraw Promocji i Integracji Europejskiej .

1. Wydziały są wewnętrznymi komórkami organizacyjnymi Urzędu , do których należy prowadzenie spraw należących do właściwości Zarządu Miejskiego, Przewodniczącego Zarządu i Burmistrza.
2. Czynności o charakterze przygotowawczym, technicznym i kancelaryjnym i inne o podobnym charakterze wykonywane są przez Wydziały we własnym zakresie.
3. Pracę Wydziałów organizują ich naczelnicy.
4. Naczelnicy Wydziałów odpowiedzialni są przed Burmistrzem za należytą pracę i sprawne działanie w zakresie wykonywania zadań określonych dla Wydziałów zarówno w sprawach zastrzeżonych do rozstrzygnięcia i podpisu Burmistrza, Zastępcy Burmistrza i Sekretarza, jak i w sprawach, w których oni sami lub pracownicy działają w imieniu Burmistrza i z jego upoważnienia odpowiadają za merytoryczną prawidłowość i zgodność z prawem przygotowywanych dokumentów, decyzji i wniosków.
5. Do zadań naczelników wydziałów należy:
1) dokonywanie podziału czynności pomiędzy pracowników Wydziału
i podejmowanie niezbędnych czynności organizacyjnych zapewniających właściwą pracę Wydziału,
2) aprobowanie sposobu załatwiania spraw przez pracowników w zakresie ustalonego podziału czynności i ustalonych przez Burmistrza uprawnień,
3) występowanie do Burmistrza z wnioskami w sprawach pracowniczych
i w sprawach wymagających koordynacji działań,
4) występowanie do Sekretarza w sprawach usprawnienia organizacji lub techniki biurowej,
5) przyjmowanie obywateli w sprawach indywidualnych oraz w sprawach skarg i wniosków dotyczących zakresu działania Wydziału,
6) załatwianie spraw oraz wydawanie decyzji administracyjnych w zakresie udzielonych upoważnień i pełnomocnictw wynikających z zakresu działania Wydziału.
7) załatwianie innych spraw stosownie do poleceń Burmistrza, jego Zastępcy lub Sekretarza,
8) nadzór nad wypełnianiem obowiązków służbowych przez podległych pracowników, przestrzeganiem przez nich porządku i dyscypliny pracy oraz ustawy o ochronie danych osobowych i informacjach niejawnych.
6. Szczegółowe zakresy czynności dla naczelników Wydziałów ustala Burmistrz na wniosek Sekretarza.
7. Szczegółowe zakresy czynności dla pozostałych pracowników Urzędu ustalają naczelnicy Wydziałów . Ustalenia te wymagają aprobaty Sekretarza i podpisu Burmistrza lub Jego Zastępcy - stosownie do podziału nadzoru nad poszczególnymi wydziałami i stanowiskami pracy oraz jednostkami organizacyjnymi gminy.

1. Naczelnicy Wydziałów wykonują swoje zadania bezpośrednio i przy pomocy podległych im pracowników.
2. Pracownicy przygotowując i załatwiając sprawy ponoszą odpowiedzialność za:
1) dokładną znajomość i prawidłowość stosowania przepisów prawa w zakresie powierzonych im zadań,
2) przestrzeganie terminów załatwiania spraw,
3) stosowanie metod i form pracy zmierzających do prawidłowego, najprostszego i szybkiego załatwiania spraw,
4) właściwe załatwianie interesantów i odpowiedni do nich stosunek,
5) należyte ewidencjonowanie, przechowywanie akt spraw i innych dokumentów oraz poszanowanie i zabezpieczenie pomieszczeń i urządzeń biurowych,
6) przestrzeganie ustaw o ochronie danych osobowych i informacjach
niejawnych,
7) dobrą współpracę z przełożonymi i pozostałymi pracownikami Urzędu.
3. Pracownicy mianowani oprócz odpowiedzialności porządkowej ponoszą odpowiedzialność dyscyplinarną.
4. Kompetencje i odpowiedzialność pracowników określają szczegółowo ich zakresy czynności.

Wydziały w swojej działalności powinny w sposób racjonalny i efektywny gospodarować środkami publicznymi pozostającymi w dyspozycji Urzędu. Wydziały dokonując zakupów i zamówień na dostawy towarów , realizację robót budowlanych i wykonywanie usług na rzecz Gminy obowiązane są kierować się zasadami i procedurami określonymi w ustawie o zamówieniach publicznych oraz w § 37 Regulaminu.

V. ZADANIA REALIZOWANE PRZEZ WSZYSTKIE KOMÓRKI ORGANIZACYJNE URZĘDU.

1. Wydziały w zakresie ustalonym dla nich w Regulaminie wykonują swoje czynności związane z realizacją zadań i kompetencji Zarządu, Przewodniczącego Zarządu i Burmistrza, a w szczególności:
1) opracowują projekty wieloletnich i rocznych programów inwestycyjnych oraz budżetu Gminy, prognozy i programy rozwoju odpowiednich dziedzin życia Gminy,
2) inicjują i podejmują przedsięwzięcia organizacyjne w celu zapewnienia właściwej i terminowej realizacji zadań określonych w programach gospodarczych i budżecie gminy,
3) organizują wykonanie zadań określonych w aktach prawnych organów władzy
i administracji rządowej, zarządzeniach Wojewody Opolskiego oraz
w uchwałach Rady, Zarządu i zarządzeniach Burmistrza,
4) zapewniają publikowanie uchwał Rady i Zarządu regulujących sprawy z zakresu działania Wydziału,
5) przygotowują w zakresie swego działania projekty aktów prawnych wydawanych przez Radę , Zarząd i Burmistrza,
6) prowadzą postępowanie administracyjne i przygotowują projekty rozstrzygnięć w sprawach indywidualnych należących do właściwości Burmistrza, Przewodniczącego Zarządu i Zarządu Gminy,
7) przygotowują materiały służące rozpatrzeniu interpelacji i wniosków senatorów, posłów, radnych, komisji Rady, organów jednostek pomocniczych Rady, wniosków i postulatów mieszkańców i przygotowują propozycje ich załatwienia,
8) wykonują określone przez Burmistrza zadania związane z wyborami Prezydenta, do Senatu, Sejmu, rad samorządów terytorialnych i sołtysów oraz
z przeprowadzeniem referendum ogólnokrajowego i gminnego,
9) przygotowują dla potrzeb kierownictwa Urzędu projekty sprawozdań, ocen, analiz i bieżących informacji w zakresie zadań realizowanych przez wydział,
10) zapoznają nowozatrudnionych w Wydziale pracowników ze statutem gminy, Regulaminem Organizacyjnym Urzędu, obowiązującą w Urzędzie instrukcją kancelaryjną i rzeczowym wykazem akt oraz z Regulaminem Pracy Urzędu
i egzekwują ich przestrzeganie,
11) zapoznają przebywających w Urzędzie praktykantów z organizacją pracy
i zakresem działania Wydziału i udzielają im niezbędnej pomocy
w zrealizowaniu programu praktyki,
12) prowadzą określone przez Kierownictwo Urzędu sprawy związane
z obronnością kraju i obroną cywilną,
13) udzielają niezbędnej pomocy i nadzorują podejmowane przez mieszkańców prace społecznie użyteczne na rzecz środowiska zamieszkania,
14) przygotowują materiały służące rozpatrzeniu skarg i wniosków mieszkańców, analizując źródła i przyczyny ich powstawania oraz zapewniają należyte
i terminowe ich załatwienie,
15) zapewniają ochronę danych osobowych oraz przestrzeganie przepisów ustawy o informacjach niejawnych,
16) organizują i zapewniają właściwą obsługę interesantów,
17) prowadzą ewidencję aktów prawnych określających zadania i kompetencje organów gminy z zakresu działania Wydziału.

VI. STRUKTURA ORGANIZACYJNA I ZAKRESY DZIAŁANIA WYDZIAŁÓW.

1. Wydział Organizacyjny – symbol OR z wyjątkiem spraw prowadzonych przez stanowisko pracy ds. obsługi Rady i jej organów, które oznacza się symbolem - BRM.
2. Pracą Wydziału kieruje Naczelnik przy pomocy jednego etatowego Zastępcy.
3. Naczelnikowi poza pracownikami Wydziału podlegają bezpośrednio pracownicy obsługi Urzędu.
4. Wydział prowadzi sprawy dotyczące organizacji i funkcjonowania Urzędu, skarg i wniosków, kadr i szkolenia ,obrony cywilnej oraz obsługi Rady Miejskiej i jej organów.
5. Do zadań i kompetencji Wydziału należy, w szczególności:
1) prowadzenie kancelarii Urzędu oraz sekretariatu Burmistrza i Jego Zastępcy,
2) udzielanie informacji interesantom i kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych Urzędu,
3) organizowanie kontaktów Burmistrza, Z-cy Burmistrza i Sekretarza
z wskazanymi przez nich instytucjami, organizacjami społecznymi, gospodarczymi itp.,
4) załatwianie spraw związanych z opracowywaniem projektów Statutu Gminy, jednostek pomocniczych gminy (sołectw) i Regulaminu Organizacyjnego Urzędu, z ich aktualizacją oraz prowadzeniem kontroli w zakresie stosowania tych dokumentów i przedstawianie Sekretarzowi wniosków z niej wynikających,
5) opracowywanie projektów Regulaminów Pracy w Urzędzie oraz prowadzenie kontroli jego przestrzegania,
6) wyposażanie Urzędu w meble, sprzęt i urządzenia biurowe oraz gospodarowanie tym mieniem,
7) Zaopatrywanie pracowników w materiały biurowe, kancelaryjne , pieczątki, czasopisma i literaturę fachową,
8) prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków oraz kontroli nad terminowością ich załatwiania,
9) nadzór nad utrzymaniem porządku i czystości w budynku Urzędu,
10) nadzór nad pracą pracowników obsługi,
11) prowadzenie spraw kadrowych pracowników Urzędu oraz dyrektorów
i kierowników jednostek organizacyjnych gminy,
12) prowadzenie całości spraw związanych z obsługą kancelaryjno – techniczną Rady i jej organów oraz zebrań wiejskich,
13) prowadzenie rejestru uchwał Rady i Zarządu,
14) prowadzenie rejestru wniosków i opinii komisji Rady,
15) prowadzenie rejestru interpelacji i wniosków radnych,
16) administrowanie budynkami Urzędu i gospodarka lokalami wchodzącymi
w ich skład,
17) prowadzenie zbioru uchwał Rady i Zarządu oraz ich udostępnianie interesantom,
18) załatwianie spraw związanych z ochroną i promocją zdrowia,
19) załatwianie spraw związanych z wydawaniem zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,
20) załatwianie spraw związanych z zapobieganiem i przeciwdziałaniem alkoholizmowi i narkomanii,
21) prowadzenie zbiorczej ewidencji wniosków i postulatów sołectw,
22) opracowywanie projektów porozumień związanych z przejęciem przez gminę zadań z zakresu administracji rządowej lub administracji samorządowej (powiatu, województwa ),
23) wykonywanie zadań związanych z funkcjami reprezentacyjnymi Burmistrza, organizacyjne przygotowywanie uroczystości państwowych i lokalnych, obsługi delegacji zagranicznych oraz kontaktów zagranicznych,
24) wykonywanie zadań związanych z wyborami do rad samorządów terytorialnych, Sejmu, Senatu i prezydenckich oraz z przeprowadzeniem referendum,
25) załatwianie spraw związanych z wyborami sołtysów i rad sołeckich,
26) załatwianie spraw związanych z wyborami ławników sądowych i członków kolegium do spraw wykroczeń,
27) prowadzenie rejestru gminnych instytucji kultury,
28) prowadzenie zakładowej działalności socjalnej,
29) załatwianie spraw związanych z przestrzeganiem przepisów bhp
i zabezpieczenia przeciwpożarowego Urzędu i ochroną jego mienia,
30) załatwianie spraw związanych z ekspedycją przesyłek pocztowych, łącznicy telefonicznej i łączności radiowej,
31) organizowanie szkoleń pracowników Urzędu,
32) załatwianie spraw związanych z odbywaniem w Urzędzie praktyk zawodowych,
33) załatwianie spraw związanych z podziałem administracyjnym kraju oraz ustalaniem i zmianą nazw miejscowości,
34) coroczne opracowywanie projektu gminnego programu profilaktyki
i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz sprawozdań z jego realizacji,
35) załatwianie spraw związanych z gospodarowaniem określonymi w budżecie gminy środkami na przeciwdziałanie alkoholizmowi,
36) zapewnienie wykorzystania w szerokim zakresie informatyki w pracy Urzędu.
37) opracowywanie projektu planu obrony cywilnej miasta i gminy oraz po jego zatwierdzeniu bieżąca kontrola realizacji ujętych w nim zadań,
38) organizowanie szkoleń i ćwiczeń z zakresu obrony cywilnej,
39) przygotowywanie i zapewnienie działania systemu powszechnego alarmowania oraz wykrywania skażeń,
40) załatwianie spraw związanych z zapewnieniem formacjom obrony cywilnej, umundurowania i sprzętu,
41) prowadzenie magazynu sprzętu OC.

1. Wydział Finansowy – symbol FN prowadzi sprawy związane z obsługą finansowo – księgową Urzędu i samorządów mieszkańców, gospodarowaniem budżetem gminy, wymiarem i poborem podatków i opłat oraz zapewnieniem dyscypliny finansów publicznych.
2. Pracą Wydziału kieruje Naczelnik Wydziału.
3. Do zadań i kompetencji Wydziału Finansowego należy, w szczególności:
1) obsługa finansowo- księgowa budżetu gminy,
2) załatwianie spraw związanych z corocznym opracowywaniem projektu budżetu gminy oraz bieżąca kontrola nad jego realizacją,
3) dokonywanie analiz wykorzystania budżetu oraz wnioskowanie w sprawach zmian w budżecie w celu racjonalnego wydatkowania określonych w nim środków,
4) opracowywanie projektów uchwał Zarządu w sprawie dokonywania zmian w budżecie gminy polegających na przeniesieniu planowanych kwot między rozdziałami i paragrafami,
5) załatwianie spraw związanych z wymiarem i poborem podatków i opłat,
6) Załatwianie spraw związanych z udzielaniem ulg, odraczaniem, umarzaniem, rozkładaniem na raty oraz zaniechaniem poboru w zakresie podatków
i opłat wpłacanych na rachunek gminy,
7) organizowanie oraz nadzór nad rachunkowością prowadzoną przez jednostki organizacyjne objęte budżetem gminy,
8) prowadzenie spraw z zakresu planowania i realizacji oraz ewidencji wydatków osobowych, nagród, kosztów podróży, przysługujących ekwiwalentów i ryczałtów, w tym list płac, rozliczeń delegacji służbowych,
9) prowadzenie rachunkowości budżetowej, w tym przewidzianych prawem urządzeń księgowo – finansowych,
10) załatwianie spraw związanych z egzekucją zobowiązań pieniężnych,
11) ewidencja i inwentaryzacja środków trwałych i wyposażenia Urzędu,
12) współdziałanie z Regionalną Izbą Obrachunkową w zakresie spraw dotyczących budżetu gminy i sprawozdań z jego realizacji,
13) dokonywanie rozliczeń sołtysów i innych osób prowadzących inkaso zobowiązań pieniężnych,
14) przygotowywanie projektów uchwał dotyczących tworzenia i likwidacji jednostek lub zakładów budżetowych oraz gospodarstw pomocniczych
i środków specjalnych,
15) gospodarka drukami ścisłego zarachowania.
16) obsługa kasowa Urzędu,

1. Wydział Rozwoju Gospodarczego i Gospodarki Przestrzennej – symbol WRG prowadzi sprawy związane z gospodarką nieruchomościami, technicznym uzbrajaniem terenu, planowaniem przestrzennym, budownictwem
i drogownictwem.
2. Pracą Wydziału kieruje Naczelnik przy pomocy jednego etatowego Zastępcy
3. Do zadań i kompetencji Wydziału należą w szczególności następujące sprawy:
1) załatwianie powierzonych gminie spraw związanych z nadzorem budowlanym, w tym dotyczących wydawania pozwolenia na budowę, pozwolenia na użytkowanie, przyjmowanie zgłoszeń o zamiarze przystąpienia do wykonywania robót budowlanych nie wymagających pozwolenia na budowę oraz o zakończeniu budowy,
2) załatwianie spraw związanych z gospodarowaniem gminnym zasobem nieruchomości w zakresie ich nabywania i zbywania ,zamiany, oddawania w trwały zarząd lub użyczenie oraz obciążania ich prawem wieczystego użytkowania,
3) załatwianie spraw związanych z przekształcaniem prawa użytkowania wieczystego w prawo własności,
4) prowadzenie spraw związanych z naliczaniem opłat rocznych za użytkowanie wieczyste, zarząd i użytkowanie nieruchomości oraz opłat adiacenckich i planistycznych,
5) prowadzenie ewidencji ilościowej i wartościowej nieruchomości gminnych,
6) sprawy komunalizacji mienia – przejmowania nieruchomości na rzecz gminy,
7) przygotowywanie dokumentów związanych z opracowywaniem planów zagospodarowania przestrzennego gminy ich aktualizacja oraz nadzór nad przestrzeganiem tych planów,
8) załatwianie spraw związanych z wydawaniem decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu,
9) załatwianie spraw związanych z rozgraniczaniem i scalaniem nieruchomości, opiniowaniem i zatwierdzaniem podziałów geodezyjnych opracowywanych przez służby geodezyjne,
10) prowadzenie spraw dotyczących cmentarzy i pomników męczeństwa,
11) prowadzenie ewidencji zabytków i innych spraw dotyczących zabytków znajdujących się na terenie gminy,
12) prowadzenie ewidencji nieruchomości, nadawanie im numerów porządkowych, załatwianie spraw związanych z nazewnictwem ulic
i placów,
13) załatwianie spraw związanych z przygotowaniem terenów pod budownictwo mieszkaniowe, usługi i przemysł,
14) załatwianie spraw związanych z zapewnieniem gruntów pod pracownicze ogrody działkowe oraz współdziałanie w tej sprawie ze związkami działkowców,
15) opracowywanie dokumentów związanych z planowaniem, przygotowywaniem i prowadzeniem inwestycji gminnych realizowanych przez Zarząd Gminy bez pośrednictwa jednostek organizacyjnych gminy,
16) współpraca ze służbami inwestorskimi realizującymi inwestycje gminne
i ocena przebiegu ich realizacji,
17) załatwianie spraw związanych z zapewnieniem mieszkańcom gminy dostaw energii elektrycznej, cieplnej i gazowej , wody oraz odprowadzaniem
i oczyszczaniem ścieków,
18) udzielanie pomocy merytorycznej radom sołeckim realizującym zadania inwestycyjno – remontowe oraz kontrola i rozliczanie finansowe tych zadań,
19) prowadzenie ewidencji dróg i mostów,
20) załatwianie spraw związanych z modernizacja i utrzymaniem gminnych dróg, ulic, mostów i placów oraz sporządzanie opinii dotyczących dróg krajowych, wojewódzkich i powiatowych,
21) uzgadnianie lokalizacji w pasie drogowym obiektów nie związanych
z gospodarką drogową i zajmowanie go na inne cele w odniesieniu do dróg gminnych oraz powiatowych powierzonych gminie w administrowanie,
22) sprawy dotyczące ustalania miejsc, za które pobiera się opłaty za parkowanie pojazdów,
23) załatwianie spraw związanych z prawem żądania od osób które
w wyznaczonym terminie nie odbudowały lub wyremontowały obiektu zabytkowego na nieruchomości oddanej im w wieczyste użytkowanie, bądź nie zabudowały w terminie działki nabytej od gminy do zwrotu nieruchomości za odpowiednim wynagrodzeniem,

1. Wydział Rolnictwa i Ochrony Środowiska – symbol ROŚ prowadzi sprawy związane z gospodarowaniem nieruchomościami rolnymi, ochroną użytków rolnych i leśnych , utrzymaniem i konserwacją urządzeń melioracyjnych i dróg do transportu rolnego oraz ochroną środowiska.
2. Pracą Wydziału kieruje Naczelnik.
3. Do zadań i kompetencji Wydziału należy, w szczególności:
1) wnioskowanie o zgodę na przeznaczenie użytków rolnych i leśnych na cele nierolnicze oraz sporządzanie projektu programu rolniczego lub leśnego zagospodarowania tych terenów do czasu zmiany ich przeznaczenia,
2) coroczny przegląd urządzeń melioracyjnych i opracowywanie projektu planu ich konserwacji we współpracy z sołtysami i Komisją Rolnictwa i Spraw Wsi Rady,
3) załatwianie spraw wynikających z ustawy o zagospodarowaniu wspólnot gruntowych,
4) załatwianie spraw wynikających z ustawy z dnia 24 października 1974 r. prawo wodne, w tym prowadzenie kontroli stanu technicznego urządzeń przeciwpowodziowych, monitorowanie stanu wód w przypadku nasilenia się opadów atmosferycznych i roztopów oraz uczestnictwo w pracach Miejsko-Gminnego Komitetu Przeciwpowodziowego,
5) opracowywanie projektu gminnego programu ochrony środowiska, kontrola realizacji programu przyjętego przez Radę oraz sporządzanie okresowych informacji o jego wykonaniu,
6) załatwianie spraw wynikających z ustawy z dnia 26 marca 1982 r. o scalaniu
i wymianie gruntów,
7) współdziałanie z organizacjami rolników i udzielanie im niezbędnej pomocy w realizacji ich statutowych zadań,
8) załatwianie spraw wynikających z ustawy o inspekcji sanitarnej,
9) załatwianie spraw wynikających z ustawy z dnia 22 lipca 1991 r. o Inspekcji Ochrony Środowiska,
10) załatwianie spraw wynikających z ustawy z dnia 9 listopada 1995 r. o izbach rolniczych,
11) załatwianie spraw wynikających z ustawy z dnia 24 kwietnia 1997 r.
o zwalczaniu chorób zakaźnych zwierząt, badania zwierząt rzeźnych i mięsa oraz Inspekcji Weterynaryjnej,
12) podejmowanie działań na rzecz organizacji produkcji rolnej i ochrony zwierząt,
13) koordynacja zadań wynikających z Programu „Odnowa Wsi ”,
14) załatwianie spraw związanych z ochroną wody, gleby i powietrza,
a zwłaszcza w zakresie usuwania z terenów wiejskich odpadów stałych
i płynnych, prowadzenia zadrzewień , utrzymania zieleni miejskiej i parków wiejskich,
15) uczestnictwo w pracach zespołu do spraw parku krajobrazowego „Lipno”,
16) załatwianie spraw związanych z działalnością ochotniczych straży pożarnych, w tym nadzór nad pracą konserwatorów sprzętu OSP,
17) prowadzenie dokumentacji ochotniczych straży pożarnych,
18) współpraca z Wojewódzkim Ośrodkiem Doradztwa Rolniczego w Łosiowie
i innymi instytucjami w zakresie dostosowywania rolnictwa i obszarów wiejskich do standardów Unii Europejskiej.

1. Wydział Spraw Obywatelskich – symbol SO - prowadzi sprawy związane z ewidencją ludności, wydawaniem dowodów osobistych i paszportów, sprawy wojskowe i związane z ochroną danych osobowych oraz informacjami niejawnymi a także dotyczące komunikacji i działalności gospodarczej.
2. Wydziałem kieruje Naczelnik pełniący równocześnie funkcje Pełnomocnika Burmistrza do spraw ochrony danych osobowych i informacji niejawnych.
3. Do zadań i kompetencji Wydziału należy w szczególności:
1) prowadzenie ewidencji ludności,
2) załatwianie spraw związanych z zameldowaniem i wymeldowaniem osób,
3) załatwianie spraw związanych z wydawaniem dokumentów stwierdzających tożsamość,
4) prowadzenie pośrednictwa w sprawach paszportowych polegającego na przyjmowaniu wniosków o wydanie paszportu, przekazywaniu ich do oddziału paszportów ich odbiór oraz wydawanie zainteresowanym,
5) zakładanie i prowadzenie kart osobowych mieszkańców i ich aktualizacja oraz prowadzenie spraw związanych z systemem PESEL,
6) prowadzenie rejestru wyborców (stała aktualizacja) oraz sporządzanie spisów wyborców,
7) prowadzenie rejestracji przedpoborowych,
8) załatwianie spraw związanych z przeprowadzeniem poboru,
9) załatwianie spraw związanych z natychmiastowym uzupełnieniem sił zbrojnych - akcja kurierska,
10) załatwianie spraw związanych ze sprawowaniem przez żołnierza bezpośredniej opieki nad członkiem rodziny, uznawaniem poborowego
i żołnierza za posiadającego na wyłącznym utrzymaniu członków rodziny
11) prowadzenie archiwum wydawanych dokumentów tożsamości oraz archiwum zakładowego,
12) prowadzenie kancelarii tajnej Urzędu,
13) załatwianie spraw związanych z ewidencją działalności gospodarczej,
14) załatwianie spraw związanych z zapewnieniem przez Urząd ochrony danych osobowych i informacji niejawnych,
15) załatwianie spraw związanych z odbywaniem zgromadzeń i zbiórek publicznych na terenie miasta i gminy,
16) załatwianie spraw związanych z realizacją świadczeń osobistych
i rzeczowych na rzecz obronności kraju.

1. Urząd Stanu Cywilnego – symbol USC prowadzi akta stanu cywilnego i załatwia sprawy wynikające z przepisów ustawy – prawo o aktach stanu cywilnego oraz kodeksu rodzinnego i opiekuńczego.
2. Kierownikiem USC jest Burmistrz, który realizuje zadania USC przy pomocy jednego etatowego i jednego nieetatowego Zastępcy kierownika USC.
3. Do zadań i kompetencji Urzędu Stanu Cywilnego należy, w szczególności:
1) przyjmowanie oświadczeń o:
a) wstąpieniu w związek małżeński,
b) wyborze nazwiska , jakie będą nosić małżonkowie i dzieci zrodzone
z małżeństwa,
c) powrocie małżonka rozwiedzionego do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa,
d) uznaniu dziecka,
e) o nadaniu dziecku nazwiska męża matki,
2) wydawanie zaświadczeń do zawarcia małżeństwa konkordatowego,
3) wydawanie decyzji w sprawie zawarcie małżeństwa przed upływem miesięcznego terminu,
4) odtwarzanie aktu stanu cywilnego, wpisywanie treści aktu cywilnego sporządzonego za granicą do miejscowych ksiąg,
5) nanoszenie zmian w aktach stanu cywilnego wynikających z prawomocnych dokumentów,
6) przyjmowanie i sporządzanie oświadczeń w sprawie zmian imienia dziecka w okresie do 6 miesięcy od dnia zarejestrowania jego urodzenia,
7) wydawanie zaświadczeń o zdolności prawnej mieszkańców miasta i gminy zamierzających zawrzeć małżeństwo za granicą,
8) prowadzenie archiwum USC,
9) występowanie z wnioskami do sądów w sprawie unieważnienia lub sprostowania aktu stanu cywilnego,
10) występowanie do Wojewody Opolskiego w sprawie nadania medali za długoletnie pożycie małżeńskie.

1. Straż Miejska – symbol SM – powołana jest do ochrony porządku publicznego na terenie miasta i gminy.
2. Strażą Miejską kieruje Komendant powoływany i odwoływany przez Zarząd po zasięgnięciu opinii Komendanta Wojewódzkiego Policji w Opolu.
3. Straż Miejska wykonuje zadania w zakresie ochrony porządku publicznego wynikające z ustaw i aktów prawa miejscowego.
4. Do zadań Straży Miejskiej należy w szczególności:
1) ochrona spokoju i porządku w miejscach publicznych,
2) czuwanie nad porządkiem i kontrola ruchu drogowego – w zakresie określonym w przepisach o ruchu drogowym,
3) współdziałanie z właściwymi podmiotami w zakresie ratowania życia
i zdrowia obywateli, pomocy w usuwaniu awarii technicznych i skutków klęsk żywiołowych oraz innych miejscowych zagrożeń,
4) ochrona obiektów gminnych i innych urządzeń użyteczności publicznej,
5) konwojowanie dokumentów, przedmiotów wartościowych lub wartości pieniężnych dla potrzeb gminy,
6) współdziałanie z organizatorami i innymi służbami w ochronie porządku podczas zgromadzeń i imprez publicznych,
7) egzekwowanie obowiązku utrzymania porządku i czystości na obszarze miasta i gminy.

Do zadań stanowiska pracy radcy prawnego- symbol RP należy w szczególności:
1. Udzielanie pracownikom Urzędu i radnym opinii, porad i wyjaśnień w zakresie stosowania prawa w zakresie zadań i kompetencji samorządu gminnego,
2. Informowanie Burmistrza i pracowników Urzędu o:
a) zmianach w obowiązującym stanie prawnym,
b) uchybieniach w działalności organów gminy w zakresie przestrzegania prawa i skutkach tych uchybień,
3. Występowanie w charakterze pełnomocnika Zarządu i Urzędu w postępowaniu sądowym.
4. Opiniowanie pod względem zgodności z prawem i redakcyjnym projektów uchwał Rady i Zarządu oraz zarządzeń Burmistrza,
5. Udzielanie pomocy pracownikom Urzędu w opracowywaniu projektów decyzji administracyjnych w sprawach o skomplikowanym stanie faktycznym lub prawnym ,
6. Opiniowanie projektów umów i porozumień.

1. Do zadań stanowiska pracy do spraw Promocji i Integracji Europejskiej - symbol PIE należy w szczególności :
1) załatwianie spraw związanych z promocją gminy,
2) opracowywanie wniosków o przyznanie gminie środków pomocowych na realizację programów inwestycyjnych,
3) współpraca z Departamentem Integracji Europejskiej Urzędu Marszałkowskiego w zakresie pozyskania przez gminę przedakcesyjnych
i akcesyjnych środków z funduszów Unii Europejskiej na realizację projektów inwestycyjnych,
4) bieżąca współpraca z Związkiem Gmin Śląska Opolskiego w zakresie realizacji i współfinansowania projektów inwestycyjnych,
5) obsługa kancelaryjno – merytoryczna Zespołu do spraw opracowania projektu strategii rozwoju gminy,
6) umieszczanie na wykupionych stronach Internetu i stałe aktualizowanie informacji o gminie oraz oferowanych możliwościach inwestowania na jej terenie.

VII. ZAKRES OBOWIĄZKÓW NACZELNIKÓW WYDZIAŁÓW WOBEC RADY MIEJSKIEJ I JEJ ORGANÓW .

1.Naczelnicy wydziałów niezwłocznie po podjęciu uchwał przez Radę lub Zarząd podejmują działania służące ich realizacji.
2. Naczelnicy wydziałów w stosunku do Rady i jej organów zobowiązani są do :
1) każdorazowego udziału w sesjach Rady a na zaproszenie przewodniczącego komisji lub Zarządu udziału w posiedzeniach tych organów,
2) przygotowywania materiałów dotyczących zadań realizowanych przez wydział w sprawach będących przedmiotem obrad sesji, posiedzeń Zarządu lub Komisji,
3) opracowywania projektów uchwał Rady oraz projektów uchwał, decyzji
i postanowień Zarządu z zakresu działania wydziału,
4) przygotowywania materiałów służących rozpatrywaniu i załatwianiu wniosków Komisji oraz interpelacji i wniosków radnych
i przygotowywanie projektów odpowiedzi dotyczących sposobu ich załatwienia w terminie l4 dni od dnia ich zgłoszenia na sesji lub przekazania do Urzędu,
5) niezwłocznego zawiadamiania radnych , którzy wnieśli skargę we własnym imieniu, albo przekazali do załatwienia skargę innej osoby o sposobie jej załatwienia, a gdy jej załatwienie wymaga zebrania dowodów, informacji lub wyjaśnień – także o stanie rozpatrzenia skargi – najpóźniej w terminie 14 dni od dnia jej wniesienia,
6) przyjmowania radnych poza kolejnością przyjęć interesantów, udzielania informacji oraz umożliwiania im wglądu w sprawy, które ich interesują
z wyjątkiem indywidualnych spraw z zakresu administracji publicznej
z zachowaniem przepisów o ochronie danych osobowych i ochronie informacji niejawnych,
7) przygotowywanie sprawozdań i informacji dotyczących realizacji uchwał Rady, postanowień Zarządu oraz wniosków Komisji.

VIII. ORGANIZACJA PRACY URZĘDU.

1. Burmistrz rozstrzyga sprawy i zagadnienia należące do jego właściwości
w zakresie wewnętrznego kierownictwa Urzędem w formie zarządzeń, regulaminów, wytycznych, instrukcji i poleceń służbowych.
2. Akta prawne, o których mowa w ust.1 wydawane są przy załatwianiu spraw ogólnych (problemowych), a w szczególności dotyczących porządku
i organizacji pracy oraz spraw socjalnych.
3. Akta prawne Burmistrza wyszczególnione w ust.1 rejestruje Wydział Organizacyjny.

IX. ZASADY OPRACOWYWANIA AKTÓW PRAWNYCH.

1. Projekty aktów prawnych Rady, jej organów oraz aktów prawnych , o których mowa w § 26 przygotowują właściwe pod względem rzeczowym wydziały.
2. Projekt aktu prawnego powinien zawierać w szczególności :
1) oznaczenie projektodawcy,
2) oznaczenie i datę aktu,
3) podstawę prawną,
4) treść rozstrzygnięcia,
5) datę wejścia w życie, a także – w miarę potrzeby – okres jego obowiązywania,
6) określenie organu (podmiotu) zobowiązanego do wykonania aktu i nadzoru nad jego wykonaniem.
3. Do projektu aktu prawnego należy sporządzić uzasadnienie, które powinno zawierać w szczególności :
1) umotywowanie potrzeby wydania aktu oraz omówienie wprowadzanych zmian w dotychczas wydanych aktach prawnych,
2) określenie konsekwencji społecznych, gospodarczych i finansowych, jakie zostaną wywołane przez akt prawny, ze wskazaniem na mogące wystąpić zagrożenia.
4. Projekt aktu prawnego powinien być uzgodniony z zainteresowanymi wydziałami Urzędu, a w miarę potrzeby z innymi jednostkami organizacyjnymi Gminy, a następnie wraz z uzasadnieniem i uzgodnieniami przedstawiony Radcy Prawnemu do wstępnego zaopiniowania i nadania projektowi odpowiedniej formy redakcyjnej .
5. Opiniując wstępnie projekt aktu prawnego Radca Prawny bada jego zgodność
z obowiązującymi przepisami i interesami gminy oraz jego poprawność redakcyjną a także wskazuje na potrzebę wprowadzenia zmian lub uchylenia dotychczas obowiązujących aktów prawnych.
6. Zaopiniowany przez Radcę Prawnego projekt aktu prawnego wymaga aprobaty członka Kierownictwa Urzędu sprawującego nadzór nad danym wydziałem.
7. Zaopiniowany przez Radcę Prawnego i zaaprobowany przez członka Kierownictwa Urzędu projekt uchwały Rady podlega zaopiniowaniu przez właściwą Komisję Rady i przyjęciu przez Zarząd.
8. Projekty aktów prawnych wywołujących skutki finansowe wymagają opinii Skarbnika.
9. Projekty aktów prawnych o podstawowym znaczeniu dla mieszkańców gminy poddaje się konsultacji społecznej w formie określonej przez Zarząd.

XI.CZYNNOŚCI KANCELARYJNE.

1. Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie określa Instrukcja kancelaryjna dla organów gminy i związków międzygminnych stanowiąca załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999r ( Dz.U. Nr 112,poz.1319 ).
2. Obieg dokumentów powodujących zaciąganie zobowiązań finansowych i dowodów księgowych określa instrukcja obiegu dokumentów księgowych opracowana przez Skarbnika i zatwierdzona przez Burmistrza.

XII. ORGANIZACJA NARAD.

1. Narady, konferencje i spotkania, zwane dalej naradami, z wyjątkiem narad,
o których mowa w § 30, mogą być organizowane tylko w przypadkach, gdy uzasadnia to przedmiot sprawy, jej złożoność lub potrzeba uzgodnienia stanowisk większej liczby zainteresowanych jednostek organizacyjnych.
2. Narady organizowane są z inicjatywy naczelników wydziałów lub kierownictwa Urzędu.
3. Narady zwołuje Burmistrz lub Jego Zastępca.
4. Obsługę organizacyjno - biurową narady zapewnia właściwy rzeczowo wydział lub stanowisko pracy zwany dalej organizatorem.
5. Jeżeli narada ma się odbyć w sali narad Urzędu lub w Biurze Rady Miejskiej termin odbycia narady organizator uzgadnia z naczelnikiem Wydziału Organizacyjnego.
6. Obsługę techniczną i gospodarczą narad organizowanych w Urzędzie zapewnia Wydział Organizacyjny.

1. Narady powinny być starannie przygotowane i sprawnie przeprowadzone.
2. Narada winna kończyć się konkretnymi ustaleniami i wnioskami, które mogą być przekazane adresatom bezpośrednio na naradzie w formie dyspozycji, bądź na piśmie w ciągu 7 dni od daty narady.
3. Z przeprowadzonych narad sporządza się protokoły, które podpisuje protokolant i prowadzący naradę.
4. Kontrolę nad wykonaniem ustaleń i wniosków z narad sprawują organizatorzy.

1. Narady z naczelnikami wydziałów i pracownikami Urzędu zwołuje Burmistrz, Zastępca Burmistrza lub Sekretarz w zależności od potrzeb.
2. W zależności od potrzeby naczelnicy wydziałów mogą organizować narady wewnętrzne z pracownikami Wydziału. Narady te nie mogą zakłócać normalnego toku pracy.
3. Z przeprowadzonych narad z pracownikami Urzędu sporządza się protokoły.

XIII. ORGANIZACJA PRZYJMOWANIA I ZAŁATWIANIA SKARG I WNIOSKÓW OBYWATELI.

1. Skargi i wnioski wpływające do Urzędu podlegają zarejestrowaniu w Wydziale Organizacyjnym w centralnym rejestrze skarg i wniosków oznaczonym symbol OR.0560.
2. Skargi i wnioski wpływające bezpośrednio do wydziałów i stanowisk pracy należy niezwłocznie – nie później niż w dniu następnym – przekazać do zarejestrowania w Wydziale Organizacyjnym.
3. Pracownik , który otrzymał skargę dotyczącą jego działalności jest obowiązany niezwłocznie przekazać ją przełożonemu.
4. Za właściwe zakwalifikowanie pisma mającego znamiona skargi i wniosku oraz za przekazanie go do zarejestrowania w Wydziale Organizacyjnym ponosi odpowiedzialność naczelnik wydziału oraz naczelnik Wydziału Organizacyjnego.
5. Skargi i wnioski , które wpłynęły do Urzędu a w świetle obowiązujących przepisów podlegają rozpatrzeniu przez inne organy , Wydział Organizacyjny niezwłocznie – nie później niż w ciągu 7 dni od daty wpływu do Urzędu – przekazuje do załatwienia właściwemu organowi , zawiadamiając o tym skarżącego lub wnioskodawcę.

1. Skargi i wnioski niezwłocznie po zarejestrowaniu Wydział Organizacyjny przekazuje do załatwienia właściwym organom.
2. Pisma w sprawach skarg i wniosków podpisuje Burmistrz a w razie jego nieobecności Zastępca Burmistrza.
3. Po załatwieniu skargi lub wniosku całość akt podlega niezwłocznemu przekazaniu do Wydziału Organizacyjnego .

1. Burmistrz przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków
w poniedziałki od godziny 13-tej do 16 –ej.
2. W razie nieobecności w pracy Burmistrza interesantów w sprawach skarg
i wniosków przyjmuje Zastępca Burmistrza.
3. Sekretarz i pozostali pracownicy Urzędu przyjmują obywateli w sprawach skarg i wniosków w dniach i godzinach pracy Urzędu.

1. Za terminowość i merytoryczną poprawność materiałów przygotowywanych w sprawie skarg i wniosków odpowiedzialność ponoszą naczelnicy wydziałów.
2. Bieżący nadzór nad terminowością załatwiania spraw związanych ze skargami
i wnioskami sprawuje naczelnik Wydziału Organizacyjnego.
3. Kontrolę i nadzór nad właściwym ewidencjonowaniem i załatwianiem skarg i wniosków w Urzędzie i jednostkach organizacyjnych gminy prowadzi Sekretarz.

W przypadku stwierdzenia rażącego naruszenia przez pracownika przepisów dotyczących załatwiania skarg i wniosków pracownik oraz jego przełożonymoże być ukarany karą porządkową lub dyscyplinarną

XIV. ZASADY I ORGANIZACJA DZIAŁALNOŚCI KONTROLNEJ.

1.Celem działalności kontrolnej Urzędu jest badanie i ocena sprawności organizacji, celowości, gospodarności, rzetelności i legalności działania,
a w szczególności :
1) badanie zgodności działania z obowiązującymi przepisami prawa,
2) badanie rzetelności i terminowości załatwiania spraw obywateli,
3) ustalanie przyczyn stwierdzonych nieprawidłowości, osób za nie odpowiedzialnych oraz wskazywanie sposobów usunięcia tych nieprawidłowości i uchybień,
4) udzielanie instruktażu w zakresie : interpretacji przepisów prawnych, praktycznego pouczenia na stanowisku pracy o sposobie załatwienia spraw, sposobu prowadzenia wymaganej dokumentacji, planowania i organizacji pracy.
2. System kontroli obejmuje :
1) kontrolę wewnętrzną przeprowadzaną w wydziałach jako :
a) funkcjonalną, stanowiącą element bieżącego nadzoru służbowego sprawowanego przez bezpośrednich zwierzchników,
b) instytucjonalną , przeprowadzaną przez wydziały w zakresie swojej właściwości,
2) kontrolę zewnętrzną przeprowadzaną jako :
a) kompleksową, obejmującą całokształt działalności , zasadniczych funkcji i statutowych zadań kontrolowanej jednostki ,
b) problemową (wycinkową) , obejmującą wybrane zagadnienia (wycinki działalności) w jednej lub w większej ilości kontrolowanych jednostek,
c) doraźną, wynikającą z bieżących potrzeb kierowania i zarządzania, prowadzoną w różnych , zwykle jednostkowych sprawach,
d) sprawdzająca, obejmująca badanie stopnia wykonania wystąpień (zarządzeń, zaleceń) pokontrolnych, skierowanych do kierowników jednostek po uprzednio przeprowadzonych w tych jednostkach kontrolach ( kompleksowych, problemowych , doraźnych).
3. Kontrola zewnętrzna wykonywana jest w odniesieniu do jednostek organizacyjnych gminy lub przeprowadzana w odniesieniu do innych podmiotów w przypadkach gdy prawo tak stanowi.
4. Do przeprowadzania kontroli upoważnieni są :
1) Komisja Rewizyjna Rady we wszystkich sprawach zleconych jej przez Radę,
2) Burmistrz, Zastępca Burmistrza i Sekretarz w sprawach funkcjonowania Urzędu i jednostek organizacyjnych gminy,
3) Zarząd Miejski w sprawach związanych z realizacją uchwał Rady i Zarządu,
4) Skarbnik i Zastępca Skarbnika w zakresie przestrzegania dyscypliny finansów publicznych ,
5) Naczelnik Wydziału Finansowego w zakresie gospodarki finansowej i rachunkowości ,
6) Naczelnik Wydziału Spraw Obywatelskich w zakresie ochrony danych osobowych i informacji niejawnych ,
7) Naczelnik Wydziału Organizacyjnego w zakresie ochrony mienia Urzędu, terminowości załatwiania skarg i wniosków,
8) Naczelnik Wydziału Rozwoju Gospodarczego i Gospodarki Przestrzennej
w zakresie realizacji gminnych inwestycji i remontów,
9) Naczelnik Wydziału Rolnictwa i Ochrony Środowiska w zakresie realizacji remontów i konserwacji urządzeń wodno-melioracyjnych ,
10) stanowisko pracy ds. obrony cywilnej w zakresie realizacji zadań obronnych i obrony cywilnej,
11) Straż Miejska w zakresie przestrzegania porządku publicznego oraz porządku i czystości na terenie miasta i gminy.
5. Kontrole przeprowadza się w sposób planowy, w oparciu o program określający cel, tematykę i zakres kontroli oraz wskazujący przepisy prawne dotyczące przedmiotu kontroli. Projekt programu opracowuje naczelnik właściwego wydziału.
6. postępowanie kontrolne polega na ustaleniu faktów i zjawisk dotyczących działalności kontrolowanej jednostki poprzez :
1) sprawdzenie dokumentów pod względem formalnym i merytorycznym,
2) obserwacje bieżącego toku pracy,
3) wizje lokalne i oględziny,
4) rozmowy z pracownikami kontrolowanej jednostki, ich wyjaśnienia
i oświadczenia pisemne,
5) wysłuchiwanie uwag i ewentualnie skarg obywateli,
6) dokonywanie analiz porównawczych w stosunku do pożądanego wzorca.
7. Kontrolujący z przeprowadzonej kontroli sporządza protokół, podpisywany przez kontrolującego i kierownika kontrolowanej jednostki (kontrolowanego). W razie przeprowadzenia uproszczonego postępowania kontrolnego sporządza się sprawozdanie, podpisywane wyłącznie przez kontrolującego,
a w przypadku przeprowadzenia badania lub instruktażu notatkę służbową, również podpisywaną jednostronnie.
8. Zarządzenie ( wystąpienie) pokontrolne kieruje się do jednostki kontrolowanej w razie stwierdzenia istotnych uchybień lub nieprawidłowości. Podpisuje je Burmistrz ( Zastępca Burmistrza).
9. Funkcję koordynatora kontroli wykonywanych przez wydziały sprawuje Sekretarz. Do jego zadań w tym zakresie należy :
1) sporządzanie zbiorczych planów kontroli Urzędu oraz informacji
o niezrealizowanych zadaniach ,
2) organizowanie kontroli kompleksowych w jednostkach organizacyjnych gminy,
3) udzielanie instruktażu i pomocy pracownikom Urzędu przeprowadzających kontrole.